Офис компании РИТ-ГАЗ находится в Краснодаре, в штате более 50 сотрудников. Все работают в Битрикс24, включая прорабов, проектировщиков, работников склада и отдела кадров.
До внедрения CRM-системы было сложно контролировать многоступенчатый процесс оказания услуг клиентам. Большое количество стадий и задействованных сотрудников приводило к тому, что менеджеры отдела продаж не всегда имели актуальную информации по всем объектам.
Именно Битрикс24 был выбран из-за возможности глубокой автоматизации бизнес-процессов и наличия коробочной версии. Клиент оставил заявку на внедрение на сайте, мы связались с ответственным за внедрение сотрудником и подготовили своё коммерческое предложение. Далее вопрос автоматизации был отложен на некоторое время, но с нами связался сам генеральный директор и предложил сотрудничество.
Внедрение было направлено на все отделы компании, в особенности решило проблемы отдела продаж. Был настроен общий бизнес-процесс по газификации, основные стадии которого, это переговоры, подготовка и заключение договора, проектные работы и строительно-монтажные работы. За каждый этап отвечает соответствующий отдел. На протяжении бизнес-процесса автоматически генерируются документы, клиенту отправляются смс через сервис sms.ru.
Кроме бизнес-процесса по CRM мы значительно автоматизировали работу с документами. В живой ленте настроено несколько процессов: по входящим и исходящим документам, локально-нормативным актам и т.д. Документы согласовываются в зависимости от типа по выстроенной цепочке, в конце автоматически генерируется номер документа и с помощью PHP-кода вставляется в документ.
В начале нашего сотрудничества с РИТ-ГАЗ не раз возникали технические проблемы. В офисе, где размещен сервер, часто без предупреждения отключали свет, что рушило базу данных, которую приходилось каждый раз восстанавливать, но системный администратор компании вскоре решил эти проблемы.
При вовлечении пользователей в работу были сложности. Не сразу все поняли преимущество внедрения CRM-системы, считали, что она только мешает работе. Но активные действия руководства, в частности генерального директора, Дмитрия Николаевича, по подготовке регламентов работы, мотивационные сообщения в Живой ленте, привели к тому, что Битрикс24 - основной инструмент работы в компании.
Активнее всего используется, конечно же, модуль CRM. Сотрудники отдела продаж заводят новые сделки, планируют звонки, связываются с клиентом, обсуждают условия и заключают договор, прикрепляя все документы от клиента в сделку, а уже исполнители работ используют прикреплённые файлы. Для внутренних поручений используется механизм задач.
Также стоит отметить, что общение по рабочим вопрос происходит в чатах и Живой ленте. В ленте сотрудники поздравляют друг друга с праздниками и приёмом на работу, проводят опросы, публикуют новые регламенты.
Коммуникации с нашими специалистами на данный момент осуществляются через системного администратора, который собирает с компании пожелания по оптимизации процессов. Иногда подключается генеральный директор, который постоянно совершенствует основной бизнес-процесс.
Годовой показатель компании по пульсу составляет 57%, больше всего используются модули Задачи и Проекты – 75%, CRM и Чат и звонки – 72%.