История успеха.
Инструменты:- CRM,
- бизнес-процессы,
- задачи,
- интеграция с почтой,
- телефония.
На данный момент компания взяла курс на внутреннюю цифровизацию и активно ведет работы по доработке и внедрению Битрикс24 внутри компании. На портале сейчас работает около 30 сотрудников.
Перед нами стояли следующие задачи по внедрению Битрикс24:
1. Реализация внутренней базы знаний, обучение сотрудников, прохождения курсов и тестирования.
2. Реализация внутреннего документооборота на базе смарт-процессов.
3. Настройка процессов CRM - настройка роботов в сделках.
Заказчик уже был знаком с возможностями Битрикс24 и пришёл к нам с действующим облачным порталом, После совместного обсуждения дальнейших планов развития, нами были озвучены преимущества перехода на "коробочное" решение Битрикс24. Заказчик высоко оценил стандартные возможности коробочного портала и возможность различных кастомизаций при необходимости, в следствии чего было принято решение о приобретении коробочного портала на 50 пользователей и выбора нас в качестве интеграторов.
Первоначальная задача которая перед нами стояла — это донастройка «Базы знаний» на портале. Предыдущими интеграторами была начата эта работа, но не была доведена до результата, удовлетворяющего заказчика. Мы решили использовать стандартный инструмент «Базы знаний». Все внутренние регламенты, инструкции и различные обучающие материалы были перенесены в виде статей. Удобная навигация позволяет быстро находить нужный материал. Достаточно современный, яркий вид был по достоинству оценен сотрудниками компании.
По итогу мы реализовали инструмент для хранения всех важных внутренних регламентов и инструкций, с удобной навигацией, позволяющий быстро и эффективно как проводить некий «вводный курс» для новых сотрудников, так и знакомить с актуальными изменениями в положениях документов действующих сотрудников.
Для обучения и повышения квалификации сотрудников также используется стандартный инструмент курсов и тестов.
Второй, достаточно большой задачей для нас стояла реализация внутреннего документооборота в рамках портала Битрикс24. Были выделены несколько типов документов, которые в первую очередь должны быть реализованы: входящая и исходящая почта, командировки, служебные записки, уведомления о старте проекта, заявка на отгрузку.
Нами было принято решение по реализации этого раздела на базе смарт-процессов различных типов. Для каждого из процессов был настроен свой бизнес-процесс согласования с генерацией печатных форм. В различных процессах были использованы такие решения, как: автоматическая отправка сгенерированной печатной формы в адрес клиента на электронную почту, создание записи в ленте новостей, сохранение сгенерированных печатных форм в поля сделок или на внутренний диск портала.
Процессы согласования, набор необходимых полей тщательно прорабатывался с представителями заказчика, как с топ-менеджментом, так и с конечными пользователями. В процессе настройки было внесено множество правок для удобства использования инструмента.
По итогу удалось добиться ускорения согласования внутренних документов, хранения всех документов в рамках портала с удобной навигацией для поиска, применяя различные фильтры.
Третей, немаловажной задачей, перед нами стоит настройка работы в CRM, а именно настройка роботов от стадий, обязательности полей. Прямо сейчас мы продолжаем вести эту работу.
Отдельно хотелось бы отметить руководство компании заказчика, для вовлеченности сотрудников в работу, была введена новая форма премирования, которая учитывает активности на портале согласно данным инструмента «Пульс компании».
Сейчас среднее значение «Пульса» по компании составляет 68%.
Сотрудники активно используют портал для внутренних коммуникаций — чаты, работают с задачами, CRM, и диском.
Для успешного вовлечения в работу с порталом проводятся обучения и консультации в формате онлайн-встреч, записи таких обучений сохраняются в «Базе знаний» компании.
Удалось повысить скорость согласования внутренних документов, более подробно описать текущие процессы и перенести их в Битрикс24. Каждый сотрудник теперь понимает судьбу документа, инициатором которого является - все шаги согласования прозрачны и очевидны всем участникам.